Redacción Oficial
Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en
los servicios del Estado y sus organizaciones auxiliares. Por competer a la
Administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las
materias en las que tratan.
En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieran al
tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionamiento a quien se dirige
la comunicación.
La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la
autoridad superior del país.
La Redacción Oficial se clasifica en tres grupos:
Ø Comunicaciones Oficiales
Ø Documentos Oficiales
Ø Documentos Notariales
Ø Comunicaciones Oficiales:
a) Oficio:
Constituye
la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las
materias que trata.Su objetivo
es impartir normas o dar informaciones de relevancia.Sirve para
establecer relaciones entre jefe de servicio, sección, departamentos, etc.La redacción
del oficio debe ser clara, precisa y breve.
Existen tres
tipos de oficios:* Ordinario
(Ord.)
* Reservado (Res.)
* Secreto (Sec.)
El oficio ordinario es una de las comunicaciones más utilizados en la
Administración Pública:
Su estructura es:
- Membrete:
Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.
- Clasificación
y número de orden.
- Antecedentes
(Ant.)
- Materia
(Mat.) Corresponde a una síntesis, contenido.
- Lugar
y fecha de emisión.
- Preposición
"DE". Indica la autoridad que emite el documento.
- Preposición
"A". Indica la autoridad a quien se dirige.
- Contenido.
Está estructurado en párrafos numerados que corresponde.
- Frase
de saludo o pérdida: Saluda a Ud., Saluda Atte.
- Inclusos
adjuntos: detalla los datos que acompaña.
- Pie de
firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión,
especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre.
- Iniciales
de responsabilidad.
- Distribución:
Indica la destinación del original y de cada una de las copias.
Ejemplo :
b)
La Circular:
Su estructura es:
- Membrete.
- Título
y número de orden.
- Lugar
y fecha de emisión.
- Rubro
alusivo a la materia.
- Texto,
se escribe en párrafos numerados.
- Frase
de saludo.
- Nombre,
cargo y firma de la autoridad emisora.
- Iniciales
de responsabilidad.
- Destinatarios.
c)
El Memorándum:
Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.La redacción debe ser clara, breve y precisa, eliminando tanto lo que sea innecesario.Actualmente, se utiliza impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio más pequeño.
Su
estructura es :
- Membrete:
Indica el nombre del destinatario.
- Palabra:
MEMORÁNDUM y N° de orden.
- Fecha
con número
- Preposición
"DE". Señala el cargo del remitente
- Preposición
"A". Señala el cargo del destinatario.
- Texto:
Debe ser claro, breve y preciso
- Comúnmente
media firma
- Iniciales
de responsabilidad.
d)
La Solicitud:
Es una comunicación de uso frecuente en las empresas del Estado y se utiliza para postular o un empleo, pedir traslado, solicita permiso, reclamar clasificaciones, etc. Es síntesis, este mensaje es el canal de comunicación que tiene el trabajador con su empleador.La estructura de la solicitud defiere de las comunicaciones normales, puesto que no se emplea vocativo, sino que se inicia con el nombre del emisor y toda su identificación (nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, título, grado, etc.), a continuación, separado por otra coma, se señala en cargo del receptor (al señor alcalde de la I. Municipalidad de Curicó, respetuosamente expone)El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona, cada párrafo se encabeza con la conjunción "QUE". Terminada la exposición, se inicia la solicitud con una de estas frases en consecuencia, en virtud de lo expuesto, en atención de lo expuesto, por consiguiente, por lo tanto, etc. Una de estas frases permitirá unir la exposición de los antecedentes con la petición.Normalmente, se usa como despedida y antes de firmar el emisor, las frases: "Es gracia", "Es justicia".Se da término a la solicitud con el nombre, cargo y la empresa del receptor.
Ejemplo:
Ø Documentos Oficiales:
a)
Certificado:
Este
documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un
funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene
importancia desde un punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad
para que tenga validez.
Su Estructura es:
- Membrete
- Iniciales
de responsabilidad.
- Palabra certificado y n° de
orden
- Texto: Debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario,
hecho que atestigua y destinación del documento.
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombre, firma, cargo y timbre de
la autoridad.
Ejemplo:
b)
La Resolución:
Es el documento que la autoridad competente
utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos
administrativos.
Su Estructura es:
- Membrete.
- Lugar y fecha.
- Cita de las disposiciones pertinentes.
- Título RESOLUCIÓN.
- Puntos numerados.
- Anotación común de: Anótese y comuníquese.
- Cita de la cantidad de copias de los destinatarios.
Ejemplo:
c)
El
decreto:
ü El
Presidente de la República.
- Ministerio que da origen al decreto.
- Exposición resumida de la materia.
- Lugar y fecha
- Título (Decreto con Fuerza de Ley).
- Materia, distribuida en considerandos
numerados.
- Final: "Tómese razón..." etc.
y la firma de la autoridad pertinente.
Ø Documentos Notariales:
a) Declaración jurada:
Debe efectuarse en una notaría pública: La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre - diseñado.Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente como juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones a cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra efecto de alguna de las incompatibilidades, en razón de los parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 490 inciso 2° del Código Orgánico de Tribunales.
Su Estructura es:
- Membrete de la notaría.
- Título del documento en mayúsculas:
DECLARACIÓN JURADA
- Identificación del declarante.
- Nombre completo, domicilio, RUT, estado
civil
- Frase "DECLARA BAJO JURAMENTO
- Situación declarado.
- Fecha.
- Firma del declarante.
- Nombre, firma y timbre de la notaría.
Ejemplo:
b)
Poder:
Es un documento legal que autoriza representación.
Por medio de él una persona autoriza a otro para que la represente y reemplace
en diversas gestiones.El poder puede ser:
- Simple:
Es una carta - poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere
sólo cédula de identidad.
- Especial:
Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario
público.
Ejemplo:
c) El acta:
- Membrete.
- Título "Acta" y N° de orden.
- Lugar y fecha de emisión.
- Lugar y nombre de las personas que
asisten.
- Lectura del acta anterior.
- Tabla: temas que se tratarán.
- Acuerdos.
- Cierre.
- Firma del presidente y del secretario.
Ejemplo:
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